3.4.2 Pagkakaroon ng Akses o Daan para Makakuha ng mga Rekord ng Estudyante

Ang buong akses sa mga rekord ng mga estudyante ay ibinibigay sa: 

• a) Mga magulang/ tagapatnubay/ tagapag-alaga ng mga estudyante na 17 o mas bata pa.  
• b) Mga magulang/ tagapatnubay/ tagapag-alaga ng mga estudyante na 18 o mas matanda pa kung dependent o umaasa sa magulang. 
• c) Mga estudyante na edad 16 o higit pa o mga kuwalipikadong estudyante na naka-enroll sa mga institusyong post-secondary (matapos ang high school).

Pag-aayos at Pagtatago ng mga Rekord

Gagawa ng detalyadong pagtatala para sa rekord ng bawat estudyante, at ililista nito ang lahat ng mga tao o organisasyong humihiling o tumatanggap ng impormasyon mula sa rekord. Ididirekta sa principal ng paaralan ang mga kahilingan para sa akses sa log. (Kodigo sa Edukasyon ng CA 49064)

Mga Grado

Ang grado o marka na ibinibigay sa bawat estudyante ay pagpapasyahan ng guro, at kung walang pagkakamali, panlilinlang, intensiyong manloko o kawalan ng kakayahan, ay ituturing na pinal. Ang kabiguang magsuot ng estandardisadong kasuotan para sa pisikal na edukasyon ay hindi dapat negatibong maka-apekto sa marka ng estudyante, kung ang kabiguang magsuot ng gayong bihis ay wala na sa kontol ng estudyante. (Kodigo sa Edukasyon ng CA 49066)

Pag-unlad ng Estudyante

Bawat pampaaralang distrito ay maglalatag ng mga regulasyong magtatakda sa pagkakaroon ng ebalwasyon para sa natamo at natutunan ng estudyante sa bawat grading period (takdang panahon para sa pagbibigay ng marka), at kailangang magkaroon ng kumperensiya kasama ang magulang o nakasulat na ulat sa magulang ng bawat magulang, kapag naging malinaw sa guro na nanganganib na bumagsak sa kurso ang estudyante. Ang pagtanggi ng magulang na dumalo sa kumperensiya o tumugon sa nakasulat na ulat ay hindi makapipigil sa pagbagsak ng estudyante sa pagtatapos ng grading period. (Kodigo sa Edukasyon ng CA 49067)

Paglilipat ng mga Rekord

Anumang pampaaralang distrito na humihiling ng  paglipat ng mga rekord ng estudyante para sa pagpapa-enrol ay kailangang abisuhan ang magulang/ tagapatnubay/tagapag-alaga ng kanyang karapatan na makatanggap ng kopya ng rekord o tutulan ang nilalaman ng kahilingan (Kodigo sa Edukasyon ng CA 49068)

Kapag hinihiling ito, isisiwalat ng paaralan ang impormasyon na personal na nakatutukoy sa estudyante sa pang-edukasyong rekord sa mga opisyal ng ibang paaralan, sa pampaaralang distrito, o sa institusyong pinapasukan matapos ang high school (postsecondary institution), kung saan hinihiling ng estudyante na makapag-enroll, o may intensiyon ang estudyanteng mag-enroll, o kung saan naka-enroll na ang esutdyante, basta’t ang pagsisiwalat ay para sa layuning may kaugnayan sa pag-eenroll o paglipat ng estudyante.  (34 CFR 99.34)

 Pagkakaroon ng Kopya ng mga Rekord

Upang makapagbigay ng kopya ng anumang rekord ng estudyante, posibleng sumingil ang distrito ng makatwirang bayarin na hindi lalampas sa aktuwal na gastos sa pagkakaloob ng mga kopya. Walang sisingilin para sa pagkakaloob ng hanggang sa dalawang transcript (opisyal na rekord ng trabaho ng mag-aaral) o hanggang sa dalawang pagpapatunay ng iba’t ibang rekord para sa sinuman na dating estudyante. Walang sisingilin para sa paghahanap o pagkuhang muli ng anumang rekord ng estudyante. (Kodigo sa Edukasyon 49065).

Pag-iinspeksiyon sa mga Rekord

Makukuha ang mga rekord ng mga estudyante para mapag-aralan ang mga ito sa mga regular na oras ng pagpasok.  Kailangang idirekta ang mga kahilingan sa principal ng paaralan, at kailangang maaprubahan ito sa loob ng limang (5) araw mula sa petsa ng kahilingan. (Kodigo sa Edukasyon ng CA 49069)

• Kasama sa Impormasyon sa Direktoryo ang  pangalan ng estudyante, address, numero ng telepono, petsa ng kapanganakan, email address, pangunahing larangan ng pag-aaral, partisipasyon sa mga opisyal na kinikilalang gawain at sports; timbang at taas ng mga miyembro ng mga atletikong pangkat, mga petsa ng pagpasok, mga degree at karangalang natamo, at mga paaralang pampubliko at pribado na pinakahuling pinasukan. (Kodigo sa Edukasyon ng CA 49061(c))
• HINDI kasama sa impormasyon sa direktoryo ang estado ng pagiging mamamayan (citizenship), estado ng pagiging migrante, lugar ng kapanganakan, o anumang iba pang impormasyon na nagsasaad ng bansang pinagmulan, at hindi ilalabas ng distrito ang gayong impormasyon nang walang pahintulot ng magulang o utos ng korte.

Mga Tumatanggap ng Impormasyon sa Direktoryo

Posibleng ilabas ang impormasyon sa direktoryo sa organisasyon ng mga magulang na itinataguyod ng paaralan; mga posibleng taga-empleyo; mga nanghihikayat sa pagsusundalo, mga ahensiya para sa pagpapatupad ng batas; mga boluntaryong tumutulong sa mga kawani sa mga gawaing may kaugnayan sa paaralan;  ga pribadong paaralan o kolehiyo/unibersidad.  Posible ring ilabas ang impormasyon sa direktoryo sa mga organisasyon sa komunidad na may MOU sa Distrito at nagkakaloob ng serbisyo na nagbibigay-suporta sa mga estudyante o lokal, pang-estado o pederal na ahensiya ng pamahalaan, na nagkakaloob o nag-aalok ng mga serbisyo na nagbibigay-suporta sa mga estudyante at pamilya, kasama na ang mga ahensiya na magagamit ang gayong impormasyon para direktang makapagpatunay sa mga pamilya, at nang makalahok ang mga ito sa programa na Pambansang Libre at Murang Tanghalian (National Free and Reduced Price Lunch), kagaya ng Ahensiya para sa mga Serbisyong Pantao ng San Francisco at ang Departmento ng Edukasyon ng California. Posible ring lalo pang malimitahan ng Administratibong Regulasyon ang Pagkakaroon ng Access o Pamamaraang Makuha ang Impormasyon sa Direktoryo

Isang hiwalay na mas maliit na pangkat (subset) ng impormasyon sa direktoryo ang nagsasama ng mga sumusunod na publikasyon ng paaralan at maaaring makuha ang mga ito ng mga tagatanggap na nakalista sa itaas o sinumang miyembro ng publiko na naroroon sa mga gawain/pagtitipon ng paaralan at dahil dito, ay makakukuha ng mga kopya ng mga nakalistang dokumento :

• Playbill o programa, na nagpapakita ng papel ng estudyante sa panteatrong produksiyon;
• Taunang yearbook ng paaralan, na posibleng magtaglay ng larawan, mga gawain o larangan ng pag-aaral ng estudyante;
• Listahan ng mga may karangalan, o iba pang listahan na nagbibigay-pagkilala na nakapaskil para sa publiko;  
• Mga programa sa pagtatapos, na maaaring magsama ng mga pangalan ng estudyante, mga digri, at karangalan; 
• Mga papel tungkol sa gawain sa sports, na maaaring magtaglay ng mga pangalan ng estudyante, taas at/o timbang.

Pangwakas, posibleng pagkalooban ng Distrito ang mga miyembro ng media ng impormasyon tungkol sa mga karangalan at pagkilala na natanggap ng mga estudyante, kasama na ang pangalan ng karangalan/pagkilala, pangalan ng estudyante at lokasyon ng paaralan.

Hindi Paglalabas ng Impormasyon sa mga Nagrerekrut para sa Sandatahang Lakas (Armed Forces):

Sa pamamagitan ng nakasulat na kahilingan, puwedeng ipag-utos ng mga magulang na hindi ilabas ang pangalan, address at telepono ng kanilang estudyante nang walang paunang nakasulat na pahintulot ng magulang.

Hindi Pagsali o Pag-o-opt Out sa Pagbabahagi ng Impormasyon sa Direktoryo:

Ang magulang/ tagapatnubay/tagapag-alaga na ayaw mailabas ang Impormasyon sa Direktoryo na tungkol sa kanilang anak ay kailangang magsumite ng nakasulat na kahilingan sa principal ng paaralan ng kanilang anak. Kailangang maisumite ang nakasulat na kahilingan sa loob ng unang 2 linggo ng klase.  Hindi ilalabas ang Impormasyon sa Direktoryo tungkol sa estudyante kapag inabisuhan ng magulang/ tagapatnubay /tagapag-alaga ang principal sa pamamagitan ng sulat na ang gayong impormasyon ay hindi dapat ilabas sa alin man o lahat ng mga tagatanggap na nakalista sa itaas. Gayon pa man, ang kabiguang magsumite ng gayong abiso nang napapanahon ay maaaring makapigil sa pagpapatupad nito sa mga publikasyon ng paaralan kung naisama na ang impormasyon tungkol sa estudyante sa nalimbag nang mga publikasyon ng paaralan.

Mga Serbisyo para sa Impormasyong Pampaaralan (School Information Services) ng California

Lumalahok ang San Francisco Unified School District sa elektronikong paglilipat ng datos ng estudyante ng Programa ng Mga Serbisyo para sa Impormasyong Pampaaralan (CSIS) ng California, para sa pag-uulat ng estado sa Departamenton ng Edukasyon ng California at sa mga distrito at/o pampublikong postsecondary na institusyon kung saan lumilipat o nag-aapply ang estudyante para matanggap. Lahat ng datos na pinamamahalaan ng programang CSIS ay sumusunod sa mga pangangailangang pederal at pang-estado para sa pagiging pribado at kompidensiyalidad. May pakinabang sa paglahok ng estudyante at magulang dahil nalilipat ang mga rekord ng estudyante nang mas maagap, at makukuha ang impormasyong iyon tungkol sa pagtatasa sa estudyante (student assessment) at akademikong pagpupuwesto (academic placement) sa panahon ng paglilipat. Makikinabang ang mga paaralan at distrito dahil sa pagiging higit na epektibo nito at sa pagbabawas ng itinatakdang pag-uulat ng estado. May karapatan ang mga magulang na inspeksiyunin ang impormasyon ng estudyante na pinamamahalaan ng programang CSIS. Makipag-ugnay sa principal ng inyong paaralan para simulan ang prosesong ito.

Istatistikong Datos

Puwedeng magkaloob ang distrito ayon sa pagpapasya nito, ng istatistikong datos kung saan walang estudyante na matutukoy sa isang pampublikong ahensiya o entidad, sa isang pribadong kolehiyong nonprofit, unibersidad, o organisasyong pang-edukasyon para sa pananaliksik at pag-unlad (educational research and development organization), kapag ang gayong aksiyon ay nasa pinakamabuting pang-edukasyong interes ng mga estudyante at walang estudyanteng matutukoy. (Kodigo sa Edukasyon ng Estado 49074) Kung naniniwala kayo na hindi sumusunod ang distrito sa mga pederal na regulasyon ukol sa pagiging pribado ng mga rekord, puwede kayong mag-file ng reklamo sa:

U.S. Secretary of Education
50 United Nations Plaza
San Francisco, CA 94120
Phone: (415) 556-4120

Bago sirain ang mga rekord ukol sa espesyal na edukasyon, ipagbibigay-alam muna ito sa mga magulang/tagapatnubay/ tagapag-alaga kung hihilingin nila ito.

 Kailangang ipagbigay-alam sa mga magulang/tagapatnubay/tagapag-alaga sa panahon ng pagpapatala na magagamit na ang programa para sa fingerprinting ng distrito ng mga magulang/ tagapatnubay/tagapag-alaga kung hihilingin nila ito.  May makukuhang impormasyon mula sa mga principal ng paaralan.

Hindi ipagkakait ang mga rekord ng estudyante mula sa humihiling na distrito/paaralan nang dahil sa mga singil o bayad na utang ng estudyante o kanyang magulang/tagapatnubay/tagapag-alaga. (Kodigo ng mga Regulasyo ng CA Titulo 5, Seksiyon 438c)

May iba pang impormasyon tungkol sa paggamit ng internet at pagiging pribado ng impormasyon sa tsapter 5.5.8. May iba pang impormasyon tungkol sa rekord ng estudyante at karapatan sa pagiging pribado ng  ng impormasyon sa tsapter 3.4.1.